固定資產管理系統究竟是什么？
隨著企業規模的不斷擴大，固定資產管理需求也在不斷增加。固定資產管理系統通過對企業的資產進行有效的全面管理，能夠更好地保證企業資產的使用效率和質量，為企業創造更大的價值。一般情況下，一件物品價值多少完全取決于其質量、使用年限、持有年限（一般為3-5年）及維護情況（包括保養、維修和更新）等，所以資產管理系統可以讓企業充分發揮自己的實力。通過對固定資產進行全面的管理和監控，能夠減少資產流失。另外資產信息是企業管理、決策最基礎資源。
一、需求背景
為了提高資產管理效率，提高資產的使用效率，需要建立起一套能夠對企業內部資產進行管理的資產管理系統。資產管理系統的建設不僅可以方便企業內部人員和財務部門進行共享報表，還能提高設備或其他資產的使用效率。同時，通過采用條碼技術，能在人員和物料輸入上實現快速識別和確認，有效地提升企業資產管理水平。
1、建設項目簡介
A公司是集化工原料、精細化工產品、醫藥產品及電子產品研發、生產、銷售于一體的大型綜合性企業集團。B公司占地面積10萬平方米，總建筑面積2萬平方米。B公司擁有大型汽車制造廠、化工原料基地以及多家專業研究所，年生產能力50萬輛以上?，F有員工1000余人，其中工程技術人員100余人，平均年齡36歲（其中工程技術人員25人）。B公司目前擁有各種大型設備100余臺（套),其中大型設備包括有一套完整先進的大型設備管理系統。
2、建設項目目標
為確保固定資產安全和規范管理，需建立完善的固定資產管理體系。建立資產管理系統，實現計算機、網絡和打印機等網絡設施在企業內部的集中管理。使庫存信息能夠實時更新，方便了解庫存信息變化趨勢，并能在一定程度上解決資金短缺問題，實現公司經營決策科學化。建立完善的內部審批機制，通過對固定資產使用情況進行定期的盤點，保障了固定資產的有效和安全管理。加強對已投入使用和閑置物品的使用情況。以先進先出(Management Return)原理為基礎，對已投入使用和閑置物品加強管理，提高工作效率及準確度；對已閑置物品進行合理處置，合理降低物品占用公司資源與資產價值；對于正在使用或已閑置資產進行合理利用和合理處置。
3、建設需求
為了更好地管理公司內部資產，需要對公司設備、物料等各種資產的采購、入庫、使用、報廢、維修、調撥等各個階段都進行嚴格的管理。并針對這些不同階段的需求，實現了固定資產采購管理、分類采購管理和固定資產維修管理三大模塊。其中: A.采購管理：公司購買的資產按照統一的標準，所有資產都納入公司管理范圍，并在管理權限內進行登記管理；B.報廢管理：設備在報廢時需要按流程進行操作，并填寫報廢申請表，及時對資產信息進行更新；C.調撥管理：將需要調撥到本公司相關崗位的資產轉移到公司信息系統中，并生成相應人員和時間進度條，在調撥工作完成之后就可以調撥到新的資產進行使用，同時將已調撥資產狀態顯示到信息系統中；d.報表查詢：所有單據數據都在該系統中管理統計分析處理，可查看資產配置及使用情況。
4、建設方案
建立一套完善的固定資產管理系統，包括資產申請、使用、報廢、維修、調撥、借用和報廢審批、調撥單、采購單和銷售單等業務功能模塊。通過固定資產管理系統，為企業內部員工以及財務部門提供信息傳遞、輔助決策等功能，使企業內需要使用固定資產且符合質量要求的人員快速得到所需物資的狀態信息，以及使用完成后信息上報給部門負責人以及財務部門，從而確保對固定資產工作情況做到及時準確的監督。通過完善固定資產的管理業務功能模塊，為企業內各個部門以及內部員工提供所需物資的狀態信息及相關材料信息，并對需要審批和使用事項嚴格審核把關。為企業內部各個部門以及外部之間數據進行共享提供信息支持。通過完善固定資產信息功能模塊，為企業內部人員和財務部門提供所需財務信息及數據支持。
二、需求分析
1、資產的分類管理：主要管理固定資產的來源、種類、位置等信息，實現固定資產的分類管理。2、資產的日常管理：實現對固定資產的日常管理，如維修、報廢、借用等情況，通過數據實時同步報表，實時掌握資產的動態數據變動情況，為公司發展提供保障。3、數據分析及報表統計：對資產的使用情況進行定期分析，了解資產使用和管理情況，為企業提供科學決策基礎資料。4、費用報銷管理：報銷費用及審核流程規范化，提高使用效率。
1、在進行報銷報銷時，需要明確資產的類別、種類，不允許出現漏報、多報等情況，如填寫不準確、漏填，報銷的金額會很大或造成企業的資金損失。在審批時，需要提交相關資料，填寫完整后，將審批結果發送到財務。財務審批后，會自動將審批結果打印出來。5、費用報銷管理：實時更新報銷數據，提高報銷效率。根據固定資產的實際使用情況，將固定資產的使用情景錄入系統內，方便隨時了解固定資產的使用狀態。如：采購了固定資產后，員工不使用該固定資產時自動將其列為廢棄資產。
2、在進行報銷時，需要對資產進行編號整理，便于以后查找資產，同時可以設置費用報銷模板，便于查找、報銷。
5、資產管理好資產信息，提升財務資產利用率，保證企業成本可控。
6、信息采集與共享：能夠與 ERP等相關系統的數據進行對接，形成統一的臺賬管理，減少數據的重復采集，為提高報表的真實性和準確性提供基礎保證。
7、工作流管理：為企業日常工作提供數據支持。
8、記錄管理：可以方便企業了解各種資產及使用狀況，建立一張全面真實的數據記錄臺賬，實現可追溯性，從而便于領導對管理工作更好地了解。
9、日常管理：可以實現固定資產出入庫與領用領用等流程同步，并可自動生成各種報表數據。
三、解決方案
1、系統功能：在該環節，主要解決以下問題：1、信息查詢：可以在線查詢和查看所有的資產條碼信息，包括各種入庫信息以及借出或領用資產的歷史信息。2、數據統計：可記錄每一項資產的使用、報廢等統計值或者時間上的結果，從而讓公司了解每一項資產的具體使用狀態。3、采購審批：支持領用申請和審批，通過生成電子表格提交購買批準申請，然后由財務掃描生成采購單并發送到相關部門進行采購，也可以直接在移動端上操作采購訂單。4、庫存管理：在系統中實現了對資源的全面可視化管理和數據分析，包括入庫、出庫、借用和維修等操作過程情況；生成資產明細分類表并上傳到該位置；實時查看該資產的歷史數據，實時掌握與維護企業內部資產運行的最新狀態。
1、實現資產條碼化管理
通過 PDA掃描資產上的二維碼，即可對物品進行追溯，確保其來源可靠。同時將資產條碼信息導入系統中錄入對應的入庫、領用、維修部門進行統一管理。同時實時顯示出相應批次的資產庫存和出入庫情況，包括物品名稱、數量、批次等參數。通過系統，還可以實現對資產在入庫時、使用過程中、報廢后等操作信息的實時追溯。保證了財務部門對于公司重要財產的管理及使用的準確性和時效性。
2、資產盤點
采用 PDA設備對各類資產進行盤點, PDA設備掃描資產條碼和庫存條碼在掃描區域內顯示庫存數據，從而實現在公司范圍內的庫存盤點。同時，與財務賬務系統實現數據共享，讓公司和財務人員可以實時了解各類資產在各區域內的使用狀態。同時，數據采集模塊中通過內置的報表分析功能會實時給出各部門數據分析報告，幫助公司了解每一項資產的使用狀態，并幫助企業進行資源優化利用；還可以對盤盈不足情況進行提示，提醒企業進行及時處理，避免企業損失；還可對盤點中出現的各種問題進行及時有效地處理，避免企業發生不必要的損失或者資產安全問題。盤點完畢后生成盤點報告并上傳到系統中顯示在各部門的條碼打印機和電腦上，再由倉庫人員將檢查完成后的盤點報告直接上傳至財務系統中以供公司參考。盤點結束還可查看每項資產在各個區域內所有批次數據。如當前有存貨未盤點結果，可以通過 PDA設備設置無庫存標簽才可以實現無人值守，在系統中完成盤點。
